С каждым годом все больше организаций начинают вести свои документы в электронном виде. Одним из таких документов является трудовая книжка, которая до недавнего времени могла существовать только в распечатанном виде.
Однако теперь с появлением электронных трудовых книжек все стало намного проще и удобнее. В данной статье мы расскажем все, что вам нужно знать о таких книжках: от их преимуществ и недостатков до особенностей заполнения и ведения.
Вы узнаете, какие организации имеют право вести электронные трудовые книжки, какие документы необходимы для их оформления, как и где их можно получить, а также как правильно заполнить и вести данные об изменениях в ней.
Кроме того, мы расскажем о том, какая информация может содержаться в электронной трудовой книжке, какие преимущества имеют компании при использовании такого документа, а также о возможности его использования в онлайн-режиме.
Эта статья поможет понять все особенности ведения электронной трудовой книжки и применять этот инструмент максимально эффективно.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это электронный документ, содержащий информацию о трудовых отношениях между работником и работодателем. В ней отображается информация о стаже работы, должностях, заработной плате, а также об отпусках и наградах.
Электронная трудовая книжка является альтернативой бумажной книжке, которую ранее работник должен был носить с собой на работу и предъявлять при выходе на новое место работы. Теперь информация сохраняется в электронном виде и может быть передана по запросу новому работодателю.
Для получения доступа к электронной трудовой книжке необходимо зарегистрироваться на специальном портале и аутентифицироваться с помощью государственного идентификатора или электронной подписи.
- Преимущества электронной трудовой книжки:
- отсутствие необходимости носить с собой бумажную книжку;
- возможность быстрого получения информации о стаже и работе;
- участие в программе повышения пенсионного накопления;
- безопасность хранения данных в электронном виде.
Преимущества использования электронной трудовой книжки
Удобство. Одним из основных преимуществ электронной трудовой книжки является ее удобство использования. Теперь работник может хранить все свои трудовые данные в одном месте, без необходимости носить с собой бумажную книжку.
Экономия времени. Также использование электронной версии книжки позволяет сэкономить время на заполнении, доставке и обработке бумажных документов. Записи в электронной книжке могут быть произведены в режиме онлайн с любого устройства, где есть доступ в интернет.
Надежность. Электронная трудовая книжка обеспечивает высокую степень защиты информации от несанкционированного доступа, в отличие от бумажной книжки, которая может быть утеряна или украдена.
- Открытость. Доступ к электронной книжке могут получить не только работники, но и работодатели и контролирующие органы, что повышает прозрачность взаимоотношений между рабочими и работодателями.
- Современность. Использование электронной формы трудовой книжки соответствует современным технологиям и требованиям рынка труда.
Экологические преимущества. Наконец, использование электронной трудовой книжки позволяет снизить потребление бумаги и энергии на печать и обработку бумажных документов, что имеет благоприятное влияние на окружающую среду.
Как получить электронную трудовую книжку?
Электронная трудовая книжка — это современный и удобный способ хранить данные о трудовой деятельности работника. Чтобы получить ее, необходимо выполнить несколько простых шагов:
- Зарегистрироваться в Едином портале государственных и муниципальных услуг. Для этого необходимо иметь электронную подпись. Если ее нет, ее можно получить в одном из Федеральных казначейств.
- Передать информацию о предыдущих местах работы. Для этого необходимо обратиться в кадровую службу предыдущего места работы и запросить выписку из трудовой книжки или справку о заработной плате.
- Подтвердить личность. Для этого можно воспользоваться информацией из паспорта или СНИЛСа.
- Получить доступ к электронной трудовой книжке в личном кабинете на портале госуслуг.
После выполнения этих шагов электронная трудовая книжка будет доступна в любое время и место. Она содержит информацию о всех местах работы работника и позволяет контролировать исполнение прав работника и работодателя.
Как использовать электронную трудовую книжку?
Электронная трудовая книжка — это инновационный инструмент, который позволяет вести запись трудовой деятельности в электронном виде. Ее использование дает возможность владельцу не только быть в курсе изменений в трудовой истории, но и удобно предоставлять необходимые документы в случае необходимости.
Для использования электронной трудовой книжки, необходимо авторизоваться на соответствующем сайте и создать учетную запись. Для этого необходима личная электронная подпись, которую можно получить в местах выдачи удостоверений ключевой электронной подписи. После создания и подтверждения учетной записи, можно начать пользоваться электронной трудовой книжкой.
С помощью электронной трудовой книжки можно получать информацию об изменении кадрового состава предприятия, о выплаченных зарплатах, а также о проведенных мероприятиях по повышению квалификации работников. Кроме того, электронная трудовая книжка позволяет гибко настраивать информацию о трудовой деятельности владельца, добавляя не только информацию о работе, но и о пройденных курсах обучения, опыте работы и дополнительных квалификациях.
Переход на электронную трудовую книжку — это не только удобство и экономия времени, но и высокий уровень безопасности хранения данных. Доступ к данным возможен только при наличии личной электронной подписи, что позволяет избежать несанкционированного доступа к критической информации о работниках предприятия.