Ответственность по пассивным суммам — это одна из самых актуальных проблем, с которой могут столкнуться предприятия и организации различных отраслей деятельности. Чем вызвано отставание от учетной суммы? К каким последствиям это может привести? Как избежать подобных ситуаций?
Давайте разберемся в этих вопросах.
Обязательство по выплате подотчетной суммы возникает, когда сотрудник получает от компании или организации деньги или другие ценности для расходования на профессиональные цели, но не предоставляет документы, подтверждающие их правильное использование, или вообще не возвращает лишние остатки денег. Это может быть связано с нерегулярным и неупорядоченным ведением финансовой документации, недостаточной внимательностью к деталям или недостаточным контролем со стороны администрации.
Определение и особенности
Ключевая особенность обязательств по учетным суммам заключается в том, что эти суммы считаются временно переданными работнику и должны быть возвращены в оговоренные сроки при предъявлении документов, подтверждающих их использование и необходимость расходования.
Аудит учетных сумм осуществляется бухгалтерской службой учреждения. Для этого необходимо вести учет этих сумм и следить за своевременным возвратом. В случае задержек сотрудники могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности или другим мерам по взысканию задолженности.
Чтобы избежать задержек в учете сумм, рекомендуется установить четкие правила и процедуры, регулирующие получение и возмещение расходов, и контролировать их использование. Это поможет снизить риск финансовых потерь, упростит контроль за выдачей сотрудникам учетных сумм и поможет покрыть офисные расходы.
Причины возникновения задолженности
Долги по учетным суммам могут возникать по разным причинам. Давайте рассмотрим некоторые из них
| Причина | Описание. |
|---|---|
| Неправильный план расходов | Одна из причин задержек — неправильное планирование расходов. Задержки возникают, когда суммы, имеющейся в бухгалтерском учете расходов, недостаточно для покрытия всех затрат. |
| Непредсказуемая ситуация. | Обязательства могут возникнуть в связи с непредвиденными обстоятельствами, такими как несчастные случаи, болезни или другие непредсказуемые ситуации, требующие дополнительных расходов. |
| Вопросы учета и отчетности | Неправильная организация процессов учета и привязки учетных сумм может привести к задержкам. Ненадлежащая отчетность или неправильная бюрократия могут привести к задержкам в выплате средств. |
| Неадекватный режим контроля. | Отсутствие системы контроля за использованием учетных сумм может способствовать задержкам. Без своевременного контроля и мониторинга расходов сотрудники могут использовать средства не по назначению. |
| Недостаток финансовых ресурсов. | Если бюджетных средств недостаточно для покрытия всех расходов, выплата не предусмотренных бюджетом сумм может быть отложена. Это может происходить, например, в периоды финансовых трудностей или при изменении бюджетных приоритетов. |
Изучение этих причин и применение соответствующих стратегий контроля может снизить вероятность задержки выплат по счетам.
Как не копить невозвратные подотчетные суммы
Инспекторы ищут признаки нарушений в невозвратных обязательствах. Поэтому важно не накапливать такие обязательства. Статья Какие есть варианты не накапливать суммы, не подлежащие взысканию?
Эксперты Главбуха помогут вам ответить на вопрос: что делать, если сотрудник не вернул подотчет & gt;;
Удержали суммы из зарплаты
Если сотрудник не сообщил о полученной сумме в установленный срок, вы вправе удержать материальную ответственность из его зарплаты. Однако это решение должно быть принято в течение месяца, как и срок возврата неиспользованных авансовых платежей (статьи 2 и 3 Трудового кодекса 137). Это означает, что у руководителя есть месяц на то, чтобы издать приказ о взыскании задолженности. Если долг удерживается со счета, то подоходный налог и взносы платить не нужно.
Период, на который выдаются деньги под отчет, определяет и указывает директор учреждения, на которого возложена ответственность за приказ или распоряжение о расчете. Однако есть и исключения. Для командировок срок тот же — три дня по возвращении сотрудника из поездки.
Прежде чем оформлять командировку с приостановленным субсчетом, необходимо получить письменное согласие работника (письмо Роструда № 3044-6-0, ст. 137, ч. 3 и 09.08 Трудового кодекса РФ. 2007).
Если месячный срок не был соблюден, у работника остается требование. Взыскать его работник может только в судебном порядке. Однако при проверке инспектор будет считать долг сотрудника доходом и требовать уплаты налога, страховых взносов, штрафов и пеней, даже если трехлетний срок исковой давности не истек.
Если компания выдает деньги под отчет и не требует возмещения, инспектор заподозрит наличные, скрытые зарплаты.
Списали суммы по истечении срока давности
Рекомендуется регулярно проводить инвентаризацию расчетов. Если долг нельзя удержать из зарплаты или взыскать в судебном порядке, его можно убрать по истечении срока исковой давности. В этом случае взносы оцениваются высоко и удерживается подоходный налог.
Срок исковой давности исчисляется со следующего дня после даты, когда работник должен был погасить задолженность (ст. 191 ГК РФ). Например, если работник должен вернуть сумму бухгалтеру 5 октября, то срок исковой давности следует исчислять с 6 октября. Задолженность работника относится к обязательству с конкретным сроком исполнения. Срок исковой давности по контрольной сумме, которую работник не вернул в срок, следует исчислять с момента окончания периода, на который были выданы деньги (п. 2 ст. 200 ГК РФ).
Снизьте риски невозврата денег
Риск возникновения конфликтных ситуаций, связанных с невозвратом счетов-фактур, может быть существенно снижен. Например, определить в положении о выдаче денежных индоссаментов или в положении о командировках, сроки, порядок отчетности и сопроводительной документации.
Оптические памятки для сотрудников полезны, и ими следует делиться с коллегами. Их можно скачать в конце этой статьи.
Ситуация усложняется, если руководитель регулярно берет крупные суммы денег, не возвращает их и не отчитывается за них. Подотчетные средства можно признать доходом физлица (решение арбитражного суда Уральского округа от 31. 05. 2021 № А60-40211/2020). Не исключены штрафы за кассовые нарушения — до 50 000 рублей. Так, в одном из разногласий инспектор утверждал, что директор приложил к отчету поддельный чек. Налоговики установили, что он не оплатил счета-фактуры поставщикам и должен был сдать в фонд подотчетные средства, но не сделал этого. Компания была оштрафована за нарушение кассовой дисциплины (решение Арбитражного суда г. Москвы от 07. 09. 2020 по делу № А40-90395/20-2-453).
Списание обязательств на суммы обязательств (выдержки)
Положение о выдаче учетных сумм (выдержки).
Выдача материального вознаграждения не является основанием для заключения с работником договора о материальной ответственности. Перечень работников, с которыми должны заключаться такие договоры, приведен в Приложении 1 к Постановлению № 85 Минтруда от 31 декабря 2002 г. Кроме того, наличие или отсутствие договоров о материальной ответственности при выдаче денег на счет. 85 Министерства труда от 31 декабря 2002 г. Кроме того, наличие или отсутствие договора о материальной ответственности при выдаче денег на счет не имеет силы. При отсутствии перевыставления сумм на счете они могут быть взысканы работником и без такого договора. Это объясняется выданными суммами и тем, что работодатель вправе удержать на профессиональные нужды любые выплаты, не исключенные из заработка работника (ст. 137 ТК РФ). Подробнее читайте в материале «Система Главбух», входящем в состав «Актион Бухгалтерии».